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ずっと残業続きでは、仕事に対するモチベーションが落ちてしまいがちです。寝不足などで健康を損なえば、結果もっと仕事の効率が悪くなり、さらに帰る時間が遅くなるといった悪循環に陥ることもあるでしょう。
負のスパイラルに巻き込まれる前に、時短術を身につけましょう。
ダラダラと仕事をしないために
他の社員に比べて忙しいということはないはずなのに、気がつけば今日も1人だけ帰るのが遅くなってしまった……そんな経験をたびたびしている人は、自分の業務を見直す必要があるのではないでしょうか。
仕事を早く終わらせるには、意識して時短のコツをつかむ必要があります。自分に合った方法を見極め、業務効率化に努めましょう。
仕事を早く終わらせる時短術
ToDoリストで仕事を可視化する
まずは自分がやらなければならない仕事の全体像をつかまなければなりません。ToDoリストを作り、仕事を可視化しましょう。
PCやアプリを活用する方法もありますが、常にデスク上の見えるところに置いたほうが効果を得られるため、初めは手書きがいいかもしれません。
「今日やる仕事」以外はデスクの上に置かない
ToDoリストができたら、今日やる仕事を洗い出しましょう。今日の仕事の関連資料だけをデスクの上、またはPCのデスクトップに置き、後は片づけます。これにより、資料を探し出す手間が省けます。
優先順位をつけて仕事に取り掛かる
デスク上の仕事に、優先順位を割り振ります。優先順位の高い仕事の資料が上に乗るよう、資料を積み替えましょう。「とにかく上からやっつけていく」という単純な構図を作ったほうが、作業効率アップにつながります。
メールをチェックする時間を決め、その場で返信する
仕事をしている間は、メールが来たかどうか常に気になってしまうものです。新着メールがあれば通知が入ってくるようにしている人はなおさらでしょう。しかし、メールを確認する間は、今の仕事を中断してしまうことになります。スムーズに業務を進めるために、メールチェックの時間を決めましょう。
メールチェックをしたら、返信の必要があるものはすぐにその場で返信しましょう。処理に時間のかかるものは、いったん内容を確認した旨のメールを返信してしまい、ToDoリストへ回します。後で見返したいメールは、コピペしてデスクトップの目立つところに置きましょう。忘れっぽくて不安な人は、印刷するとさらに「見える化」します。
なお、業務の都合上たくさんのメールが来る人もいることでしょう。フォルダ分けを工夫して、優先順位の高いフォルダから確認するなどすると、さらに効率化につながります。
雑務を挟んで集中力を回復させる
業務にはさまざまな種類があります。とくに大型プロジェクトの企画書などには、大幅な時間が割かれるでしょう。優先順位が高いとしても、そればかり行っていては他の雑務のタイムアウトが来てしまうかもしれません。
大きな仕事をしているとき、何らかのことでつまづいたり、大量の調べものが発生してモチベーションが下がったりすることはままあることです。
いったん休憩を挟むのも効果的ですし、それでも気分が治らなかったら、ToDoリストからすぐに処理できる雑務を選び、作業するなどの工夫をしてください。
作業がさくさく進む感覚を取り戻すと、そのままのモチベーションを保って元の仕事に戻れる可能性が高まります。仕事も減って一石二鳥です。
突発的なことが生じたらすぐにターンを
突発的な仕事が生じることもあるでしょう。緊急性が高ければすぐ処理をしなければなりませんが、そうでない場合はToDoリストに入れる前に、「この件について誰かにやっておいてもらうことはないか」を考えてみましょう。
もしもその業務において、内外部の誰かにお願いすることがあるなら、その依頼だけでもかけておきます。これで自分が意識せずとも仕事が動きますし、依頼内容が完了すれば報告があるため、今やるべき仕事がはかどるはずです。
メールがまどろっこしいときは電話を
複雑な事情の絡む案件のときには、メールでのやりとりがまどろっこしく感じられる場合があります。しかし、Ccに多数の人間がいてメールでの共有が徹底されている場合、電話を躊躇してしまうこともあるでしょう。
しかし、情報が共有されればいいわけなので、担当者と電話で話をした後に、話の内容をまとめてメールすれば問題ありません。これで「どうメールしようか」と考えている時間が一挙に短縮されます。
おわりに
業務の効率化のためには、常に自分なりの工夫をして時間の短縮に努めることが大事です。自分の業務に特化した時短術が必ずあるはずですので、同じ部署の先輩に尋ねるなど情報収集して実践し、定時上がりを目指しましょう！
［最終更新日］2017/02/22
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