人事でお悩みの経営者へ必読コンテンツ
「今のままでは効率が悪い」と自覚している企業はもちろん、「全く問題ない」と感じている企業でも、業務を見直すことは大きな改善につながります。
ムダな工程や時間をなくすことができるECRSの原則を活用し、本当に必要な業務は何かを洗い出しましょう。
業務のムダは検証しないと気づかない
ルーティンワークとして当たり前に行っている業務こそ、その有用性について検討し吟味する機会が少なくなってしまうものです。業務のムリ・ムダ・ムラをなくすためには、いったん作業の手を止めて「この業務は本当に必要なのか？」と改めて問い直す必要があります。
問い直しを行うときには、あらゆる角度から徹底した検討を行わなければなりません。業務の必要性を見極めるために役立つのが、ECRSという仕組みです。「イルクス」と読み、製造生産管理などで使われるフレームワークですが、営業現場の報連相や会議全般、事務方の申し送りなどにも応用できます。
ECRSの具体的な内容
E：Eliminate（排除）
まずは、「その業務そのものをなくすことができないか」を考えます。重複したり、二度手間になってしまっていたりするものを排除することで、ムダを省くのです。
正しく排除するためには、その業務の目的をきちんと見極めなければなりません。目的にかなっていれば、一見してムダと思われる作業でも欠かすことはできないという可能性があるためです。
また、後々困ることになりやすい代表が日報やレポート作成の排除です。作成するのに時間がかかるうえ、上司は全て目を通せるわけでもないため、「必要ないのでは」と排除を検討するかもしれません。しかし日報やレポートの目的は、上司に見せることだけではなく、情報共有と今後の振り返りに使うことにもつながります。毎日の作成はムダでも、排除までには及びません。
C：Combine（結合）
複数の業務をまとめる、あるいは同時に行うことで部署全体の業務時間の短縮化を図ります。考えられるのが、会議を同時に行うことや、ある作業をする担当者を1人に決めてしまうことです。
たとえば、それぞれに統括責任者が出席しなければならない部門ごとの会議を同日・同時に行えば、責任者の負担が減るうえ、時間に制約があるので議事が効率よく進み、それぞれの部門がお互いの業務を理解することができます。
また、議事録の作成を代表して1人が行うことで、さらに全体の効率がアップすることでしょう。
R：Rearrange（入れ替え）
業務の順序を入れ替えることで、作業効率の改善を測ります。EやCのようなダイナミックさに欠けるかもしれませんが、業務を入れ替えるだけで驚くほど業務が効率化することがあります。新人のための作業マニュアルなどを見直しなどは特に、工程を差し替えてみて、効率化されるところがないかイメージしてみましょう。
営業職であれば、会社よりも自宅に近いクライアントがある場合、打ち合わせ時には直行がかなうよう朝一番での訪問アポをとるようにするなど、訪問や出社の順番の入れ替えが大きな効率アップになることが考えられます。
事務職であれば、発注後に必ず行っている書類の作成があれば、前もってテンプレートを作っておくといいでしょう。考えられうることはあらかじめ行っておくということも、「R」のひとつです。
S：Simplify（簡素化）
最後に、その業務をもっと簡素化できないかを考えます。たとえば会議の日程調整は大変な作業ですが、「毎月第2水曜日の14時から」などと定例会にしてしまえば、あらかじめ各人がスケジュールを空けておけばよいわけですから、とてもシンプルです。
また、PCでの書類作成は、市販や無料のテンプレートツールを使えばかなりのスピードアップにつながるはずです。会社独自のものを使っている場合、それが古い形式のものであればあるほど使い勝手がよいとはいえないケースが多く見られます。思い切って、新人でもすぐ使えるようなものに刷新するのも良い手です。
おわりに
ルーティーンを変えるのは、それが馴染みのものであればあるほど困難です。社員に「今までこれでうまくいってきた」という自負があるならなおさらになります。しかし、業務に動きがなければ、今以上に作業効率がアップすることはありません。
改革なくして改善なしと心得て、一つひとつ業務を見直していきましょう！
［最終更新日］2017/02/22
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