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業務効率化を目指すなら、短期間で導入でき、どこからでもデータが引き出せるクラウドサービスの導入が有効です。企業がクラウドサービスを活用するメリットとデメリットについて解説します。
クラウドサービスは業務効率化につながる
これから業務のIT化に取り組み始めるなら、クラウドサービスを利用するのがおすすめです。クラウドサービスとは、様々な機能をインターネット上で共有・利用できるシステムのことを指します。
クラウドサービスを導入すれば、さまざまな業務効率化につながり、生産性アップが期待することが可能です。早速そのメリットとデメリットをみていきましょう。
企業がクラウドサービスを活用するメリット
コスト削減
自社特有の管理フローに合わせたシステムを構築するには、それなりの数の情報システム要員を確保しなければならず、まとまった金額が必要です。
しかしクラウドサービスなら、自社でシステムを作るのではなく、インターネット上のアプリケーションを使用するため、サーバーを所有する必要もなく、セキュリティー対策の面でも費用を抑えられます。
短期間で導入可能
クラウドサービスを使えば、自社オリジナルのシステムを開発する期間をとる必要がありません。つまり、短期間で導入が可能です。
時間の有効活用
例えば営業管理部門にクラウドサービスを導入すれば、外出先でもパソコンを立ち上げ、ネットにつなげるだけでデータを閲覧することができます。
クライアント先での会議などで、持参していない資料が突然必要になっても安心です。会議が中断されたり、議案が次回に持ち越されたりすることなく、その場で解決できるでしょう。
テレワークが便利になる
自宅勤務など事務所外で働くときにも、クラウドサービスを利用していれば、更新データの引き継ぎが楽にできます。社内との連携が今までより正確に迅速にとれるようになり、仕事の精度も効率性もアップすることでしょう。
育児や介護と仕事、どちらをとるべきか？と悩んでいる社員に、「家で安心して仕事ができる」という意識づけを行えます。
必要に応じてサービスを選択できる
膨大なコストをかけて開発した自社システムも、利用されなければ意味はありません。「作ってみたけれど、浸透しなかった」という結果になったら寂しいですよね。
その点、コストが抑えられているクラウドサービスなら「とりあえず導入してみる」という選択も可能です。営業管理、財務会計、スケジュール共有などさまざま試してみて、自社に合わない、使用しないと気づいたものについては利用を中止すれば、軽微な損失で済みます。
メンテナンスのコスト・手間がかからない
システムを構築すると、たびたび改修や保守点検を行わなければなりません。クラウドサービスを利用すれば、メンテナンス業務は自社の仕事ではないため、そのぶんコストや期間が抑えられます。
企業がクラウドサービスを利用するデメリット
オンプレミスよりカスタマイズ性が劣る
自社でオリジナルのシステムを作るオンプレミスなら、使い勝手の悪いときにはその都度カスタマイズをすることが可能です。しかし、クラウドサービスを利用すると、どうしてもカスタマイズの範囲は限られてしまいます。
特有のシステムで他社との差別化を図りたい分野では、オンプレミスのほうがいいでしょう。
通信環境が悪いと利用できない
インターネット環境のないところでは、クラウドサービスを利用できません。肝心なときに必要なものを閲覧できないという事態に見舞われる危険があります。
外出先で必ず使うデータは事前にダウンロードしておいたほうが無難です。
自社でセキュリティー対策ができない
セキュリティー対策がクラウドサービスの運営会社によってなされるということを、安心に思う人もいれば不安になる人もいるでしょう。
導入するときには、運営会社のセキュリティー対策についてよくそのレベルをチェックしなければなりません。
サービス終了時のリスクが不安
万が一運営会社が倒産し、利用していたクラウドサービスが使えなくなってしまったら困りますよね。その場合は速やかにデータを回収し、他のサービスへ移行する必要があります。
信頼できる運営会社を選ぶとともに、万が一のときのコストについても把握しておかなければなりません。
おわりに
クラウドサービスを導入すれば、コストや期間を最小限に抑えたIT化が実現できます。実務に関するデータを一斉にクラウドへ移行してしまうより、まずはメールサービスやスケジュール管理などから始めてみてもいいかもしれません。
メールやスケジュールなら、社員に個々のペースでクラウドに慣れてもらえるという利点もあるでしょう。
［最終更新日］2017/05/17
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