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何とか、もう少しだけでも効率よく時間を使いたいと思っていませんか。ヒントは、スケジュール管理のなかにあります。少しの工夫で必ず時間に余裕が生まれる、スケジュール管理のコツを紹介しましょう。
スケジュールを詰め込むだけでは無駄が増える
スケジュールをぎゅうぎゅうに詰め込めば、追い立てられるように仕事ができるでしょうか。いいえ、むしろ反対に、やることが多すぎてパニック状態になるのがオチです。「次はこれをやらなきゃ、その次はこれも」と注意力が散漫になり、無駄が増えるばかりでしょう。
仕事を確実にこなすためには、それが可能なスケジュール管理を行う必要があります。
効率よく時間を使うためのスケジュール管理のコツ8つ
1.タスクを洗い出す
まずは、やるべき仕事を洗い出すことから始めましょう。プレゼンのための資料作りからトイレ掃除まで、思いつくまま紙に書き出します。肝心なのは、仕事だけではなくプライベートの用事も書き出すことです。
「10年ぶりの同窓会」「婚活のための合コン」「両親との食事会」「家の大掃除」など、どれも人生の充実には欠かせないことではないでしょうか。こういったプライベートの用事もスケジュールにきちんと入れることで、仕事を早く終わらせるための原動力につながります。
2.タスクの優先順位を決める
タスクを全て書き出したら、優先順位を決めましょう。締め切りのある仕事やずらせない用事を最優先として、次の優先事項は、締め切りはないが重要な仕事や、ぜひとも行いたいこととします。
いつ行ってもよいと感じられることは、優先順位の最後に置きましょう。
3.1つ1つのタスクにかかる時間を把握する
優先順位が確定したら、１つ１つのタスクにかかる時間を書き出します。このとき、「どのくらい時間がかかるかわからない」と思わせるタスクがあったら要注意です。
まずはその作業にかかる時間をはかっておき、次に生かすようにしてくださいね。
4.スケジュールに余裕を持たせる
優先順位と時間を書きこんだら、スケジュール帳に振り分けます。仕事に関わる作業が１日8時間を超えないようにするのは当然ですが、できれば5時間程度に抑えておきましょう。
仕事は毎日生まれるものですから、突発的に発生した作業にも対応できる時間を確保しておかないと危険です。
5.予定外のアクシデントや遅延に対応できるようスキマ時間を作る
スケジュールには、必ずスキマ時間をつくります。予定外のアクシデントや、電車の遅延はいつか必ず起こるためです。
9時始業ならタスクは9時半スタート、お昼休みの前後30分はあけておく、終業時間の30分前には予定の仕事を済ませられるようにするなど、随所にスキマ時間を置きましょう。
6.パワーナップで疲れを回復させる
もし、お昼のスキマ時間に突発的な用事が入らずに済んだら、予定を繰り上げるのではなく、昼寝をしましょう。昼食後、20分程度の睡眠をとることは「パワーナップ」と呼ばれ、午後の仕事効率をアップさせるといわれています。
デスクにうつぶせになるだけでも効果があるので、ぜひパワーナップで疲れを回復させてください。
7.「やらないことリスト」をつくる
タスクを洗い出し、スケジュールに振り分けたら、最後に「やらないことリスト」を作ります。「一つの作業が終わるまではメールをチェックしない」「休憩時間以外はSNSを見ない」など、ついついやってしまいがちなことを「やらないことリスト」に書き出してくださ。
それをPCの脇などに貼っておけば、いつでも目につくので効果が高まります。
8.前日のうちに明日のスケジュール調整をしておく
一日の終わりには、次の日のスケジュールを見直して、調整をしておきましょう。当日になってからだと、忙しさにかまけてついつい調整を忘れ、スケジュールが役立たないものになってしまう可能性があります。
仕事は前日から始まっていると、肝に銘じるのです。
ブラッシュアップしてベストなスケジュール管理の流れを作ろう
このようなスケジュール管理を繰り返していけば、徐々に時間を意識するようになります。作業にかかる時間をより正確に把握できるようになれば、スケジュールのブラッシュアップが可能です。
抜群に効率よく仕事ができるようになってくるでしょう。
おわりに
以上、スケジュール管理のコツをお伝えしました。肝心なのは、作業項目の把握と、作業にかかる時間の把握です。まずはそれぞれを書き出して、可視化することから始めましょう。
24時間しかない1日をフルに使って、仕事もプライベートもいっそうの充実を！
［最終更新日］2017/08/26
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