人事でお悩みの経営者へ必読コンテンツ
- 仕事が遅くていつも残業している…
- 仕事が速い人と遅い自分は何が違うのだろう…
- 生産性を高めるコツがあるならぜひ知りたい
このように、生産性に関する悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか？
生産性を高めて、できた時間でプライベートを充実させたい！だけど、現実は厳しい…と頭を抱えている方は、周りを見渡してみてください。仕事が速いあの人は、ただ優秀なだけではなく、生産性を高めるコツを実践しているはずです。
本記事では、仕事の生産性が高い人に見られる共通点をまとめました。仕事が遅いと悩んでいる方は、仕事が速い人がやっていることに注目し、どんどん取り入れていきましょう！
【本記事のポイント！】
- 生産性の低い人は、生産性の高い人の真逆のことをやっている
- 生産性を上げる習慣は実は簡単なことが多い
仕事の生産性があがらない原因とは？
生産性を高めるコツを知る前に、仕事の生産性が上がらない原因を知っておきましょう。
なぜ、生産性が上がる人と上がらない人がいるのか？
それは、生産性が低い人は「現状の課題」が見えていないからです。なぜ仕事が遅いのか、どれが非効率なやり方なのかを分かっていないと、生産性を上げる努力をしても成果が出ません。
これから紹介する生産性が高い人の10個の共通点は、仕事が遅い人がやっていない共通点とも言い換えられます。言わば、仕事が遅い人はその真逆のことをやっているのです。それが生産性が上がらない大きな原因と言えるでしょう。
生産性は習慣なので、意識すれば誰でも身につけられます。難しく考えずに、自分にもできると思いながら読み進めてみてください。
仕事の生産性が高い人にみられる10個の共通点
マルチタスクをしない（シングルタスク化する）
一度にいくつもの物事をこなすのが、マルチタスクです。例えば、プレゼン資料のレイアウト中にメールを流し読みし、さらに電話に応対するといったことが日常茶飯事の人はいませんか。
マルチタスクができれば仕事が速くなる、というイメージがありますが、それは大間違いです。人間の脳は一つのことにしか集中できないという研究結果があります。マルチタスクは同時に複数の物事を行っているように見えて、実は短い集中を繰り返しているだけなのです。それでは、脳に負担がかかります。
仕事の生産性が高い人は、一つの物事に集中している間は、余計なことをしません。つまり、仕事を「シングルタスク化」しています。
たとえば、作業に集中している時はメールチェックや電話はせずに、一区切りがついてからするようにします。一見すると効率が悪いように見えますが、そのほうが結果的にずっと多くの仕事をこなすことができるのです。
ゴールを設定して仕事に取り掛かっている
生産性が高い人は、時間の大切さをよく知っています。「この仕事を2時間で終わらせる」「このプレゼン資料は明日までに仕上げる」と、締め切りなどから逆算して個々の仕事のタイムアップを設定しているのです。
無理なく、それでいてだらけることのない適切なゴールを設定して仕事にかかれば、仕事があふれておぼれてしまうことはないでしょう。自分の仕事にかかる時間をよく知っているのですから、本物のプロとも言えますね。
生産性が上がらない原因は、ゴールを設定せずに取り掛かっていることがひとつの原因と言えます。日々の業務の生産性を高めるのであれば、タスクごとに時間を設定して、そのゴールに向かって仕事に取り掛かるようにしましょう。
スケジューリングを怠らない
生産性が高い人は、スケジュールを組むことを怠りません。月単位、週単位はもちろん、一日のうちでも時間を区切ってスケジューリングをしています。
生産性の遅い人は「時間割を組むのは学生まで」と、ちょっとだけバカにしていませんか？ 実は、スケジューリングは人生の基本です。スケジューリングをしないのは怠慢と言ってもいいでしょう。
たとえば、働きながら子育てをする主婦などは、実に分単位でスケジュールを組み立てている人も多いのです。そうしなければ、とても回らないという声は少なくありません。
効率的に仕事をしようとする人は、スマホでもアナログでも、とにかくすぐにアクセスできる場所に予定表を置きます。そして新しい仕事が入るたびに、すぐ組み換えを行っているはずです。
70点でも提出してみる
仕事ができる人は、自分自身が100パーセント納得できる仕事をしているとは限りません。自ら定めた制限時間が来たら、「まだ力を出し切ってない」と思えてもいったん仕事を締める潔さを持っています。
それは、「自分にとって満点な資料が、提出する相手にとっても百点満点とは限らない」ということを知っているためです。
仕事が遅いと自覚のある人は、「ありったけの力を振り絞り、満点の仕事をしたい」と考え、仕事に時間をかけすぎてしまっていませんか？
実はそれは、自己満足がほしいだけかもしれません。熱がこもるとかえって偏った表現になったり、思い込みで突っ走ってしまったりしがちです。
生産性が高い人は、客観的にものを見ます。自分にとって70点でも、自ら定めた期限が来ればとりあえず提出してみるのです。それで通らなくても、相手の要望に合わせた微調整を行うだけで済むので、過度に時間がかかることはありません。
100点の仕事をするのが理想ですが、それは段階的に100点になるのであって、最初からそれを目指すのは非効率です。30点ではさすがにクオリティが低すぎますが、70点や80点の完成度に達したのであればいちど提出をし、修正点があればその都度、対応するようにした方が生産性が上がります。
やるべきことをリスト化する
仕事の生産性が高い人は、一日のスケジュールを手近な紙に書き出し、やるべきことをリスト化しています。達成させた項目から順につぶしていくことで、一日の仕事をこなしているのです。
仕事が遅い人は、後回しでいい仕事を先にやってしまい、優先すべき仕事を後回しにしていませんか？ 一日のうちに限られた時間を優先度の低い仕事に費やすのは、非効率と言わざるを得ません。
やるべきこと、つまりタスクをリスト化することで自分のやるべき仕事、優先すべき仕事が明確になります。仕事が速い人は自然とこれをやっているものです。
面倒な仕事を後回しにしない
面倒な仕事は、ついつい後回しにしがちです。その結果、時間が足りなくなってしまう、という経験をしたことのある人は多いでしょう。
仕事のできる人は、面倒な仕事こそすぐにとりかかります。ちょっと手を付けてみることで、「この仕事には、あとどのくらいの時間がかかるのか」「どんな資料を用意してくればいいのか」といったことを知るのです。
面倒な仕事の内容を可視化して、一日のうち少しなりとも作業を進められる時間帯を作ると仕事の生産性が上がります。タスクをリスト化して面倒な仕事の進捗度を把握しておくようにすると、ゴールが見えて着手しやすくなるでしょう。
タスクを分解して取り掛かる
複雑そうに見えるタスクは取り掛かるだかるだけで気が重くなるので、後回しにしてしまいがちです。そうした面倒な仕事、タスクは分解してから取り掛かってみてください。
そうすると、ひとつひとつのタスクのハードルが下がり、取り掛かりやすくなります。タスク全体では複雑そうに見えても、分解すると意外と簡単であることがわかり、「これなら思っているより早く終わらせられる」と感じられるでしょう。
生産性が高い人は、このように複雑で面倒なタスクを分解する習慣を身に着けています。一気に片付けるのは気が重いとう時は、タスクを細分化して、簡単なところから着手してみてください。
できないことは断る
生産性が高い人は、自分にできることとできないことの線引きの仕方を知っっています。スケジューリングをすることにより、新しい仕事を依頼されても締め切りまでに終わらせられるのかが、たちどころにわかるのです。
ただわかるだけではありません。仕事が手一杯であるとスケジューリングで把握しておけば、「私には無理です」ときっぱり断ることができます。
そのようにきっぱりと断っても、多忙である理由を説明すれば、上司の不興を買うようなことはありません。なぜなら、「他の仕事を抱えているから、この締め切りでは無理」と、具体的にできない理由を述べられるためです。
上司も、それを聞けば「サポート人数を増やそう」「締め切りを延ばそう」と、何らかの対策を示すことができます。
できないことを無理して引き受けるとパンクしてしまい、他の社員に迷惑がかかるかもしれないので、できないことは断るようにしましょう。
できないことは人に頼む
できないことを人に頼むのも、生産性が高い人の共通点です。人に仕事を投げるという意味ではなく、自分にはできないことを自覚していて、その上で人にお願いすることで生産性を高めています。
前項で解説したように、「できないことは断る」のもひとつの手ですが、頼れる人がいるのであれば、その人にお願いするのも賢いやり方です。ただ、一方的にお願いするだけでは相手の仕事が増えてしまうので、そういう時は自分が得意な仕事を代わりに引き受けるなど、交換条件を提示してみましょう。
整理整頓をしている
仕事ができる人の机周りは、きれいに整理整頓されています。机上に何もないというよりも、よく使う資料や文房具はすぐに手の届くところに置かれ、余計なものがないという人が多いはずです。必要なものがすぐに見つけられて、探し物をする時間が省けます。
仕事が遅い人は、いつか使うと思って机周りにいろいろな物を置いてしまっていませんか？ しかし、それが作業を邪魔しているのです。
生産性の向上を望むのであれば、自分の作業環境を見直し、整理整頓をしてみましょう。
生産性が高い人の習慣から学ぼう
ここに紹介した習慣のほかにも、仕事が速い人の行動を見ていると「なるほど」とうなずけるような仕事のコツを見つけられるかもしれません。先輩に一日中密着して仕事ぶりを学ぶことをシャドウイングといいますが、ときには「シャドウイングさせてください」と、デキる人に頼むのもありでしょう。
生産性を高めるコツというのは、案外と地味なものです。ひとつひとつの効果はそれほど高くなくても、10個も集まればかなり生産性が向上します。
一気に全部をやろうとせず、一日ひとつでもいいので、今回挙げたコツを実践してみてください。それだけできっと生産性は変わりますから。
おわりに
仕事の生産性が高い人に見られる共通点のなかには、「自分も実践しているのに、なぜか仕事が終わらない…」と思うようなものもあったかもしれません。そんなときには、能力以上の仕事をたくさん抱えていないか、立てたスケジュールに無理はないかを考えてみましょう。自分の力量を正しく知ることも、生産性アップには欠かせない要件です。
［最終更新日］2019/03/04
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