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業務を効率化させたいけれど、何から手をつけたらよいかわからないというときには、まず会議に注目してみましょう。何のために行われているかわからない長い会議はありませんか。会議の目的が明確で、役割分担がしっかりしていれば、会議がより有益な時間になります。
ムダな会議をなくすためのステップを解説しましょう。
ムダな会議は利益を害する
議論をたたかいあわせることには意義がありますが、大勢が集まる社内会議で長時間議論をしたのに何も決まらなかったら、その時間はムダだったということになってしまいます。
一人ひとりが会議で失った時間は2時間でも、会議に参加したのが20人なら、会社にとっては40時間分の損失です。そう考えるとゾッとしませんか。
このように、何も決まらない会議は利益を害します。6つのステップで、より有意義な会議を目指しましょう。
ムダな会議をなくすためのステップ
1：会議の目的を明確にする
その会議で決定したい事項はなんでしょうか。会議の目的を明確にし、参加者に開示しましょう。参加者は、最終目的に沿って自分や部署の意見をあらかじめまとめておきます。
会議では、初めから各自が結論を出し合いましょう。各自の立場が初めにハッキリすることで、より有意義な議論ができます。
2：時間を設定する
会議は1時間、長くとも90分ほどで時間設定をし、延長はしないと決めてしまいます。これにより、参加者全員が時間意識を持って会議に臨めるようになります。
3：参加者を絞る
定例会議には部署全員が参加するなどと決められている場合が多いでしょう。しかし、全員が発言する機会が設けられているかというと、必ずしもそうではないと思います。
会議の目的さえハッキリしていれば、部署の代表が意見をまとめることが可能です。こうして参加者を絞り、最終的には10名ほどまでに抑えるのが理想的といえます。
4：進行役（ファシリテーター）を決める
会議の時間配分がきちんとできる社員を進行役に指名しましょう。できれば年長者のほうが、会議の場が引き締まります。
5：意思決定者を明確にする
同じ権限を持つ者が複数いる会議では、意見が割れると心理戦が生じ、長引きかねません。しかも結論がうやむやになってしまう恐れがあります。
意思決定をする社員を必ず明確にしましょう。こうすることで、進行役が各人の意見をまとめて意思決定者に判断を仰ぎ、意思決定者が判断を下すという一連の流れができます。
6：必要ないと思った時点でいつでも会議を中止する
役員や社長、会長の忙しい時間をもぎ取るように設定した会議であればあるほど、なんとしても開きたいというのが会議設定者の願いでしょう。
しかし、仕事は生ものです。会議までに思うように業務が進まなかったり、結果的に時期にそぐわなくなってしまったりということはあり得ます。そんなときは、いつでも会議を中止することも選択肢のうちだということを忘れないでください。
このようなときにはすぐに次の会議日程の調整にかからず、いったん様子を見てタイミングをはかるのがおすすめです。
実践と試行錯誤を繰り返すことが大事
なかなか思うように進行できなかった、意思決定者の決定に物申す役員があらわれたなど、会議のやり方を変えることで何らかのアクシデントがあるかもしれません。しかし、そこで新しい試みを断念してしまったら、まだ元に戻ってしまうことは目に見えています。
実践し、反省し、今回の問題点を次に生かしてまた実践するという取り組みは、会議に限らずどのような仕事でも重要なことです。簡単にくじけることなく、会議が本当の意味で有意義なものとなるまで試行錯誤を繰り返しましょう。
おわりに
業務効率の改善をはかりたいなら、まずは会議に注目してみるのが近道です。会議の目的と各自の役割がハッキリすれば、短時間で深い議論が可能になります。
会議が単なるコミュニケーションの場になってしまっているならなおさら、そのあり方を見直してみましょう。
［最終更新日］2017/03/10
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