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円滑に業務を進めていくために大切な方法として、整理整頓がありますが、「モノ」でないものを整理するための方法はご存知ですか？仕事をすっきりと整理し、管理する技術の一つに、GTDがあります。5つのステップを順番にこなすだけで、混乱していた仕事をすっきりと管理することができる方法です。集中できる環境を作って、仕事を一気に片付けるためのGTD実践法をご紹介します。
GTDとは？
GTDとは、生産性向上コンサルタントのデビッド・アレンが生み出した仕事術です。「Getting Things Done」の略称で、GTDの技術に基づいてスケジュール管理ややるべき仕事の整理を行うことで、仕事がはかどる環境を作りだせるとしています。
例えば、仕事の途中で「ああ、家の鍵のキーホルダーが壊れたんだった。買わなきゃな」と気づいたとき、あなたはどうしますか。些細なことだからメモなど取らないかもしれませんが、キーホルダーのことに頭がとらわれている間、仕事への集中をちょっと欠いてしまいますよね。
GTDでは、優先順位の高低や、仕事かプライベートかにこだわらず、思い浮かんだ「やるべきこと」全てを書きだし、いったん頭から追い出すことで、生産性は飛躍的に向上するとします。GTDの手法で、今やるべきことへ脳をフルに使って集中しましょう。
GTDを実践する5つのステップ
GTDは、次の5つのステップで実践します。順番に解説しましょう。
把握
まずは、仕事上しなければならないことと、頭の中で気にかかっていることを、どんどん書き出しましょう。頭の中から気がかりをすっかり出してしまうことで、脳内のリソースを開放できます。PC内でも、メモ紙でも、何でも構いません。
見極め
書き出したものを、行動すべきかどうかという視点で見極めます。特別な行動が必要ない場合は、「資料」フォルダを作り、ファイリングしておきます。行動が必要なことは、行動リストに振り分けます。
このとき、2分とかからずできることであれば、すぐに実行してしまいましょう。時間がかかることで、依頼可能な仕事であれば、人を頼ります。こうして、自分がこれからやるべき仕事をどんどん減らしていき、厳選した行動リストを作ります。
整理
行動リストを精査し、分類していきます。「すぐ行動すること」「特定の日にすべきこと」「人に任せて、連絡待ちにしていること」など、仕事の分類というよりは、自分が「いつ」「何を」すべきかに合わせて分類するといいでしょう。なかでも、特定の日にすべきことはカレンダーに書き込んでしまい、頭の中で気にする時間をなくします。
分類を行っていると、「いつかやること」という分類も生じてくることでしょう。このリストについてはあまり気にかけず、とりあえずそっとしておきましょう。とにかく、一度頭から気がかりをすべてなくすことが重要なのです。
そして、「すぐ行動すること」のなかから、締め切り日や作業量によって優先順位を割り出し、作業リストを作ります。リストを一つずつ潰していくことで、効率的に仕事が行えるようになるでしょう。
更新
リストは、適宜見直して更新することが重要です。定期的に最新の状態にすれば、自分の頭の中も交通整理されます。どんなにすっきり整理したとしても、次々に新しい仕事が入ってくる状況ではやはり混乱しがちです。高い集中力を保つため、情報の更新は頻繁に行いましょう。
選択
優先順位や状況に合わせて、リストの中から次にやるべき行動を選択し、実行します。この時点で頭の中がすっかりアウトプットされていますから、あとは作業に思い切り集中できるでしょう。作業スピードが、いつもよりはるかにアップしていると実感できるはずです。
仕事に取り掛かる前に集中できる環境を整えよう
「あれもやらなきゃ」「これもやらなきゃ」と頭の中で考えていると、どうしてもそちらに意識が上ってしまい、目の前の仕事に集中できなくなります。仕事に取り掛かる前に集中できる環境を整えるべきなのは、デスクの上も、頭の中も同じです。クリアな脳で、効率的に仕事を片付けましょう。
おわりに
やることリストを作ったら、かなり膨大な量になってしまったという人は、仕事自体の見直しが必要かもしれません。仕事量が自分の限界を超えていると、もしかしたら気づいているのではありませんか。
仕事上のリストを上司などに見せられれば、自分がいかに多くの仕事を担っているのかを訴えることができます。きっと上司も、可視化できるリストを見れば圧倒的な仕事量に気づき、真剣に仕事の割り振りを考えてくれるようになりますよ。まずは、自分がどれだけの仕事を抱えているか、見える化することが大事です。
［最終更新日］2018/10/16
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