人事でお悩みの経営者へ必読コンテンツ
- 会議が長尺で、しかも実のある内容でないから時間の無駄感がすごい…
- ダラダラとした会議をやめて短時間で終わられないものか…
- 内職をしている人が多い会議ほど無駄なものはない…
このように、時間だけを消費する実のない会議をしている会社は多いことでしょう。
「仕事効率化のためには、会議時間を短くしなければならない。わかっているけれど、なかなかできない！」と危機感を覚えている経営者やリーダーがいる会社は、改善の余地があります。
テレビ会議を導入するより、制限時間を設けるより簡単で効果的な方法があるのをご存知でしょうか？ それは、立って会議をすること。立って会議、すなわち「スタンディング会議」です。
本記事では、生産性のない会議から脱却するのに有効な、スタンディング会議を導入するメリットについて解説します。
【この記事のポイント！】
- 効果的にスタンディング会議を取り入れることで生産性が上がる
- 状況に応じてスタンディング会議を使い分けることが大切
ダラダラ長引く生産性のない会議は時間のムダ
会議の所要時間は、平均すると何分くらいでしょうか？
「一回の会議に2時間はかかる」というなら、ちょっと時間をかけすぎかもしれません。「制限時間を1時間と設けているけれど、それではなかなか結論が出ない」というところもあるでしょう。
時間短縮ができても、成果がなければ生産性はゼロ。長い会議よりも悪いかもしれません。
会議に参加している社員が何をしているか、よく見てください。座ったまま、ボーッとしてはいませんか？
なかには、PCに何やら打ち込んでいる社員もいるかもしれませんね。議事録をまとめているのではなく、会議とは関係ない作業をしているのかも…。
そうしたダラダラ会議を今すぐやめるために、「今日は気分を変えて、立って会議してみませんか？」と提案してみましょう。そうです、スタンディング会議の始めてみるのです！
スタンディング会議をする5個のメリット
集中力が上がる
普段から座っての作業が多い人は、血流が滞っている可能性があります。特にデスクワークは長時間座りっぱなしなので、血流が停滞しやすいです。
ときどき立ち上がるだけでも血流がよくなりますが、スタンディング会議であれば、その効果は抜群です。血流がよくなれば、脳に血流が巡り、集中力が大幅にアップします。座り仕事が多い部署ほど効果があるでしょう。
頭の回転が鈍っている状態で会議をしても、いいアイデアは出ませんし、出たとしても時間がかかります。スタンディング会議で血流をよくして頭の回転を速めるのは、非常に理にかなった方法と言えるでしょう。
会議時間を短縮できる
長時間立っていると、当然のことながら疲れてきます。みんな「早く終わらせたい」という気持ちになるため、結論を促すことによって発言が多くなり、自然と会議時間が短縮されるでしょう。
座ってしまうとそれだけで緊張感が緩んでしまうので、立って会議をするのは緊張感を維持するという効果も期待できます。眠気を予防する効果もあるので、座るよりも集中力が維持しやすいです。
そもそも人間の集中力は短時間しか持続しないので、それならば立って会議をして、さくっと終わらせた方が効率的と言えます。
移動しやすい
立っていると、次のアクションに移りやすいですよね。スタンディング会議なら、発表者が登壇したり、立ち上がって質問したりする手間が省け、時間短縮につながります。
言われてみると、機動性を考えたら、わざわざ座って会議する必要はないのでは？ と思ってしまいますよね。長時間の会議だと疲れるので座った方がいいですが、立ったままの方が移動しやすいので、短時間ならスタンディング会議の方が効率的です。
会議を開いても活発に議論が行われないという時は、スタンディング会議で参加者同士が話しやすい環境を作ってあげましょう。
お互いの距離が近くなって話しやすい
立っているときのほうが、座っているときよりも距離を詰めやすいという特徴があります。座った状態だと、相手との距離ができてしまいますし、遠くにいる相手に話しかけづらいですよね。
遠くにいる人よりも近くにいる人のほうが、話しかけやすいのは当たり前のことですが、人同士の会話が主体であるはずの会議でそれが見落とされています。
立って会議をすることで、相手との距離が縮まりますし、移動すれば室内にいる誰とでも会話ができます。つまり、スタンディング会議をすることにより、発言が促され、会議が活性化が期待できるということです。
会議中の内職を防げる
NTTデータが2012年に調査したところによると、会議中に内職を行っている人がいる企業は、4割にものぼりました。 スタンディング会議では議論が活性化するため、内職をする人が浮き彫りになります。
つまり、ふだん内職屋の人に、特別注意をせずとも会議に参加してもらうことができるのです。みんなが立って会議をしている時に、一人だけ座って内職をするのはさすがに気まずいでしょう。
普段は内職をしている人も強制的に参加させるのが、スタンディング会議のメリットです。
スタンディング会議をするときの注意点
スタンディング会議は、上記のようなメリットがありますが、体調が悪い時は辛いものです。みんなが立って会議しているのに自分だけ座るのは申し訳なく感じますし、足が悪く立っているのがつらい人もいることでしょう。
スタンディング会議をする際は、折りたたみイスなどを用意しておく心配りは忘れないようにしてください。会議が白熱して長引いてしまった時に、途中が体調が悪くなった人や、立っているのが辛くなった人にために、イスを用意しておきましょう。
また、下の立場の人は体調が悪くても自分からは座りたいと言い出しにくいので、会議の最初に体調が悪い人は座って構わないこと、途中で体調が悪くなった人がいないかと注意してみることを忘れないように。
スタンディング会議はダラダラした会議を防ぐことが目的ですが、無理してまですることではありません。その点だけは絶対に頭に入れておいてください。
少人数で迅速な意思決定が必要な会議に効果あり
スタンディング会議のポイントは、少人数で、迅速な意思決定が必要な会議のときに効果があるということです。大人数になってしまうと、後ろの人は会議の動きが見えづらいですし、距離の遠い人が出てきてしまいます。
また、じっくりアイディアを出し合おうとするときなどは、スタンディング会議の良さが、逆に仇となってしまいます。「足が疲れたから早く終わらせたい」と思うあまり、畳みかけるような議論になってしまうことは否めません。
長時間の会議が予想されるのであれば、基本は座って会議をし、合間にスタンディング会議を取り入れるのもいいかもしれませんね。長時間座りっぱなしだと血流が停滞して頭の回転が鈍るので、時間を決めて立って会議をし、また落ちついたら座って会議をするというやり方もできます。
ずっと同じ席だと隣り合う人としか話ができないので、席替えによる議論の活性化も期待して、定期的にスタンディング会議の時間を設けてみるのもいいでしょう。会議は座りっぱなしで行わなければならない、なんて決まりはないのですから。
このように、スタンディング会議は状況に応じて、効果のあるケースを見極めて行いましょう。
座る会議をやめるだけで生産性が向上する
ただ立って会議をするだけなら、何らかの備品を買うまでもありませんね。ゼロ円で生産性が向上する、とてもお得な仕組みといえます。立ち会議に慣れたら、今度は立ちミーティング用の高いテーブルを購入し、メモを取りやすくしてみるのもいいでしょう。
長時間、座りっぱなしで仕事をしていると健康に良くないので、スタンディング会議はちょっとした運動にもなります。メリットのひとつで解説したように、立って会議をすると血流が促進されるので、会議後の仕事にもいい影響を与えるでしょう。
また、立って会議をするとリフレッシュにもなりますし、眠気の予防にも効果があります。デスクワークがメインの企業こそ、スタンディング会議を取り入れる価値があるでしょう。
おわりに
スタンディング会議は、生産性の向上にメリットが多い方法です。会議は座ってするものという固定概念がありますが、立って会議をすることでダラダラした長いだけの会議を防ぐことができるでしょう。
立って会議をするのはしんどいですが、だからこそ早く終わらせたいという意識が働きます。早く終わらせるためには集中力して頭を回転させて、有益な意見を言わなければならないので、発言が促されることでしょう。
実のある会議にするために、スタンディング会議を取り入れてみてください。
［最終更新日］2019/03/04
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